Senin, 20 Desember 2010

Perancangan sistem

Perancangan sistem merupakan proses berurutan yang dimulai dari tingkat yang paling umum dengan menetapkan tujuan-tujuan tertentu.
LANGKAH-LANGKAH PERANCANGAN SISTEM
1.      Evaluasi alternatif-alternatif rancangan
Perancangan sistem harus menyajikan pemecahan untuk masalah spesifik. Biasanya tidak ada satu pemecahanyang secara sempurna mengatasi masalah. Oleh karena itu aspek yang sangat penting dalam perancangan sistem adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternatif-alternatif utama rancangan.
2.      Pembuatan Spesifikasi-spesifikasi Rancangan
Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi rancangan adalah  perancang harus bekerja mundur dari keluaran dan masukan. Perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses.
3.      Pembuatan dan penyampaian spesifikasi rancangan sistem
Spesifikasi-spesifikasi rancangan lengkap harus  disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci harus mencangkup masalh-masalah penting untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara aktual.

Pertimbangan – pertimbangan perancangan umum

Tahap – tahap dalam pertimbangan perancangan umum:
1.      Perancangan keluaran
Pertimbangan yang paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya . prinsip efektifitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dlam sistem karena investasi dalam sistem informasi sama seperti pengeluaran anggaran modal lainnya.tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan sistem tertentu.
2.      Perancangan database
Dtabase dalam suatu perusahaan harus dipadukan. Keterpaduan berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur-unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan. Pertimbangan penting lainnya adalah standarisasi, yang berarti seluruh unsur-unsur data dimasukan dalam format standar dan membuat nama jika digunakan lebih dari satu tempat.
3.      Pemrosesan data
Salah satu pertimbangan  penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan.
4.      Masukan data
Salah satu pertimbangan yang sulit dalam perancangan sistem pemasukan data adalah akurasi.
5.      Pengendalian dan pengukuran-pengukuran keamanan


Teknik-teknik perancangan

1.      Perancangan formulir
2.      Perancangan database
3.      Paket-paket perancangan sistem
4.      Pemilihan perangkat lunak dan perangkat keras

PERENCANAAN DAN ANLISIS SISTEM

Perencanaan sistem mencakup identifikasi subsistem dalam sistem informasi yang perlu diperhatikan dalam pengembangan. Tujuan perencanan sistem adalah mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi segera ataupun untuk kepentingan masa datang. Analisis sistem dimulai setelah perencanaan sistem, tujuannya adalah untuk memahami sistem dan masalah yang ada, untuk menguraikan kebutuhan informasi dan untuk menetapkan prioritas pekerjaan sistem selanjutnya.
Perencaan sistem dan analisis mencakup 7 tahap:
1.       Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak
2.       Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem
3.       Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan
4.       Pengembangan perencanaan sistem informasi stratejik
5.       Identifikasi dan pemrioritasan area-area spesifik dalam organisasi sebagai fokus pengembangan sistem
6.       Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis  awal subsistem tertentu
7.       Pembentukan tim untuk tujuan analisis dan perancangan awal sistem
Langkah-langkah analisis sistem
·         Tahap 1: survei sistem berjalan
terdapat 4 tujuan survei sistem:
1.       Memperoleh pemahama mengenai aspek-aspek sistem
2.       Menetapkan hubungan kerja dengan pemakai sistem
3.       Mengumpulkan data penting yang bermanfaat dalam pembuatan rancangan sistem
4.       Mengidentifikasikan masalah-masalah spesifik yang membutuhkan perhatian pada saat perancangan selanjutnya
·         Tahap 2: Identifikasi kebutuhan informasi
Beberapa pendekatan dasar pada tahap ini diantaranya:
1.       Identifikasikan tanggung jawab utama pada para manajer.
2.       Identifikasikan cara untuk mengevaluasi manajer
3.       Identifikasikan beberapa masalah utama yang dihadapi para manajer
4.       Identifikasikan cara bagaimana manajer mengevaluasi keluaran personal
·         Tahap 3:identifikasi kebutuhan sistem
Beberapa hal yang harus dipertimbangkan sebagai kebutuhan-kebutuhan keluaran:
1.       Laporan pengembangan harian
2.       Laporan keuangan harian
3.       Laporan mengenai unit-unti yang rusak
4.       Laporan mengenai masalah-masalah bahan mentah
·         Tahap 4: pembuatan laporan analisis sistem
Laporan ini sangat penting karena sering kali digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen puncak. Tanpa dokumentasi yang cermat banyak informasi yang akan lenyap.

Tehnik-tehnik pengumpulan fakta
1.       Wawancara pendekatan
Tujuannya adalah untuk mengakrabkan pembicaraan dan meningkatkan perhatian para manajer.
2.       Wawancara terstruktur
Tujuannya adalah untuk menjawab kumpulan pertanyaan tertentu
3.       Kuesioner terbuka
Adalah tehnik pengumpulan fakta dimana orang memberikan jawaban tertulis atas pertanyaan yang lebih bersifat umum daripada spesifik
4.       Kuesioner tertutup
Merupakan tehnik yang bermanfaat untuk mengumpulkan jawaban untuk pertanyaan dalam jumlah besar
5.       Penelaahan dokumen
6.       Observasi
Tehnik-tehnik untuk mengorganisasikan fakta
1.       Analisis pengumpulan kinerja
Salah satu tehnik yang bermanfaat untuk menganalisis aktivitas sistem tertentu adalah pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja adalah menganalisis tugas tertentu dan mengikhtisarkan jumlah masukan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
2.       Analisis distribusi kerja
Analisis distribusi kerja berfokus pada tugas-tugas tertentu individu tertentu
3.       Analisis arus informasi
Beberapa tehnik yang bermanfaat untuk analisis ini adalah Diagram arus keputusan, bagan arus dokumen, diagram arus data logis, atau diagram arus data (DFD).
4.       Analisis fungsional
5.       Analisis matriks
Analisis sistem terstruktur
Analisis sistem terstruktur merupakan sistem tertentu dan kemudian diproses melalui beberapa langkah logis yang masing-masing dirincikan dan berakhir dengan kode program komputer. Pendekatan ini diawali dengan diagram arus data logis umum, yang kemudian didukung dengan diagram arus data rinci, kamus data, deskripsi metode akses, dan logika metode khusus.

Senin, 13 Desember 2010

Teknologi Informasi Auditing

Sistem dan auditing electronic data processing – pemrosesan data elektronik ( PDE ) digunakan untuk menerangkan dua jenis aktivitas yang berhubunghan dengan komputer. PDE difungsikan untuk menerangkan proses penelaahan dan evaluasi pengendalian intern dalam suatu system pemrosesan data elektronik. Terdapat dua jenis aktivitas dalam PDE auditing, yaitu :
1.       Auditing melalui computer, adalah jenis aktivitas yang dilakukan oleh auditor selama pengujian data ( compliance test ).
2.       Auditing dengan computer, adalah jenis aktivitas untuk melaksanakan beberapa pekerjaan audit yang dilakukan secara manual.

Struktur Audit Laporan Keuangan

Audit secara umum dibagi menjadi dua komponen dasar, yaitu :
1.       Audit Interim
Bertujuan untuk menetapkan tingkat keandalan system pengendalian intern. Biasanya untuk ini diperlukan pengujian ketaatan. Pengujian ketaan bertujuan untuk melihat eksistensi, efektivitas, dan pengecekan kontinuitas kegiatan yang mengandalkan system pengendalian intern tersebut.
2.       Audit Laporan Keuangan
Audit ini mencakup pengujian substansif yang merupakan verifikasi langsung terhadap angka-angka laporan keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam auidit interim.

Auditing Melalui Komputer

Auditing melalui computer dapat didefinisikan sebagai verifikasi pengendalian-pengendalian dalam system PDE. Audit PDE untuk verifikasi ketaatan pengendalian intern dilakukan oleh auditor intern dan auditor ekstern.

Auditing Dengan Komputer

Auditing dengan computer merupakan proses penggunaan teknologi informasi dalam auditing. Teknologi informasi digunakan untuk melaksanakan sejumlah pekerjaan audit yang dilaksanakan pula secara manual. Manfaat potensial penggunaan teknologi system informasi dalam audit diantaranya, sebagai berikut :
·         Kertas kerja yang dihasilkan computer umumnya lebih mudah dibaca dan lebih konsisten. Kertas kerja semacam itu lebih mudah disimpan, diakses, dan direvisi.
·         Waktu dapat dihemat dengan mengeliminasi perhitungan, perhitungan silang, dan kalkulasi rutin lainya.
·         Kalkulasi, pembandingan, dan manipulasi data lainya akan menjadi lebih akurat.
·         Kalkulasi telaah analisis akan lebih efisien, dan lingkupnya dapat diperluas.

Teknologi-teknologi PDE Auditing

Terdapat beberapa teknik dalam teknologi-teknologi PDE auditing, diantaranya :

1.       Data Uji
Data uji merupakan masukan yang disajikan auditor yang memuat data yang absah dan tidak absah. Sebelum pemrosesan data uji, secara manual masukan diproses untuk menentukan bagaimana bentuk keluaran. Kemudian auditor membandingkan keluaran uji dengan hasil pemrosesan manual. Secara historis, data uji merupakan raihan pertama dalam audit melalui computer.

2.       Pendekatan Fasilitas-Uji-Terpadu
Pendekatan ini mencakup penggunaan data uji dan juga pembuatan entitas (seperti pemasok, karyawan, produk, akun) fiktif, dalam file master system computer. Teknik ini terpadu karena data uji diproses secara paralel dengan transaksi riil dalam file master sebenarnya yang memuat entitas-entitas riel dan fiktif

3.       Simulasi Paralel
Simulasi paralel memproses data uji melalui program-program uji atau program-progam audit. Contohnya adalah simulasi paralel atas program akuntansi biaya akan dibatasi oleh fungsi-fungsi yang memutakhirkan catatan-catatan barang dalam prose.

4.       Perangkat Lunak Audit
Perangkat lunak audit ini mencakup program-program computer yang memungkinkan computer digunakan sebagai alat audit. Perangkat lunak audit dibagi menjadi dua bagian, yaitu Perangkat Lunak Audit Umum (perangkat lunak yang dirancang secara khusus untuk mendukung penggunaan informasi dalam auditing) dan Perangkat Lunak Mikrokomputer  (bertujuan umum seperti perangkat lunak pemrosesan kata dan spreadsheet memiliki banyak aplikasi-aplikasi audit)

5.       Kegiatan Audit Terprogram
Merupakan teknologi audit yang mencakup modifikasi program computer untuk tujuan-tujuan audit. Ini dicapai dengan membentuk suatu kegiatan audit khusus di dalam program produksi regular, sehingga data transaksi lainya dapat dianalisis.

6.       Catatan Diperluas
Catatan diperluas behubungan dengan modifikasi program-progam computer untuk menyajikan jejak audit yang komprensif untuk transaksi-transaksi terpilih dengan mengumpulkannya dalam perluasan catatan data tambahan dalam suatu pemrosesan yang tidak normal.

7.       Snapshot
Snapshot memberikan gambaran komperehensif dari pekerjaan program pada titik tertentu suatu waktu. Snapshot mencakup penambahan kode program agar program mencetak isi area memori terpilih pada waktu selama pemrosesan kode snapshot ini dibuat.

8.       Penjejakan
Merupakan teknik audit lainya yang menghasilkan alat bantu program.

9.       Penelaahan Dokumentasi Sistem
Penelaahan Dokumentasi Sistem, seperti deskripsi naratif, bagan arus, dan daftar program, barangkali merupakan teknik auditing PDE yang tertua, dan tetap dipergunakan secara luas sampai sekarang.

10.   Bagan Arus Pengendalian
Merupakan dokumentasi spesifik untuk tujuan-tujuan audit ditelaah dan dikembangkan untuk menunjukan hakekat pengendalian aplikasi dalam system.

11.   Pemetaan
Merupakan teknik audit yang dapat diperoleh dengan cara memonitor jalanya program dengan menggunakan alat pengukuran perangkat lunak khusus.

Jenis-jenis PDE Audit

Terdapat 4 jenis PDE audit, diantaranya :

A.      Pendekatan Umum terhadap PDE Audit
Terdapat 4 tahap dalam pendekatan ini. Tahap pertama terdiri dari telaahan dan evaluasi awal, tahap kedua merupakan telaahan dan evaluasi rinci atas pengendalian, dan tahap ketiga mencakup pengujian ketaatan yang diikuti dengan analisis dan pelaporan hasil.

B.      Audit atas Aplikasi-aplikasi PDE
Pengendalian-pengendalian aplikasi dibagi menjadi tiga area umum : masukan, pemrosesan, dan keluaran.

C.      Audit Pengendalian Sistem Aplikasi
Audit pengembangan system diarahkan pada aktivitas-aktivitas analisis system dan para pemrogaman yang mengembangkan dan memodifikasi program-program aplikasi, file-file, dan prosedur-prosedur yang berkaitan. Pengendalian ini secara langsung mempengaruhi kelayakan program-program aplokasi yang dikembangkan.

D.      Audit atas Pusat Layanan Komputer
Ausit ini dilakukan sebelum setiap audit atas aplikasi dilakukan guna meyakinkan integritas umum lingkungan diman aplikasi akan difungsikan.

Sistem pemrosesan data elektronik

©     Sistem masukan
A.      Sistem masukan dengan kertas
Tahap pemrosesan masukan:
1.       Penyiapan dan perlengkapan dokumen sumber.
Dokumen sumber seperti order penjualan , diarsip secara manual. Jika dokumen sumber tersebut telah dilengkapi,maka secara periodic dikumpulkan dan dikirimkan ke departemen pemrosesan dan untuk dimasukkan kedalam system computer.
2.       Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data.
Total pengendalian batch dan register-register pengiriman data merupakan pengendalian dasar dalam pengiriman data dari departemen pemakai ke pemrosesan data.
3.       Masukan data
Setelah dokumen sumber seperti faktur-faktur diterima oleh bagian pemrosesan data maka akan dilakukan pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal (PC) kemudian disimpan dalam disk, setelah itu file masukan diverifikasi. Verifikasi ada dua macam :
a.       Verifikasi kunci adalah prosedur pengendalian yang mendeteksi kesalahan dalam operasi pengetikan.
b.      Verifikasi visual adalah dengan melakukan pembandingan antara dokumen sumber dengan hasil cetak file yang telah dimasukkan.
4.       Pengeditan data program
Pengeditan data program merupakan teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data-data sebelum pemrosesan dilakukan. Teknik-teknik pengeditan data :
a.       Table lookup
b.      Limit test
c.       Continous operations auditing
d.      Check digit
e.      Valid code check
B.      Sistem masukan tanpa kertas
Sistem masukan tanpa kertas disebut juga sisttem masukan online. Transaksi dimasukkan  secara langsung kedalam jaringan computer dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi.
a.       System masukan tanpa kertas membutuhkan itervensi  manusia.
·         System masukan data manual online, para pemakai secara manual mengetik transaksi ke system computer
·         System identifikasi otomatis,barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode terbaca mesin.contohnya adalah system pos otomatis dimana para tenaga penjual menggunakan alat pembaca optikal untuk meneliti kode bar pada barang yang dijual.
Memasukan data dan mengedit data. Dalam system masukan tanpa kertas pengeditan data program secara lengkap sering kali dilakukan saat transaksi dimasukkan,jika transaksi diterima akan diproses segera atau kemudian ,jika diproses kemudian tambahan pengeditan data harus dilakukan.
Transfer kesistem computer pusat. Dalam system tanpa kertas terpusat transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke computer pusat melalui beberapa jenis terminal data yang berkaitan.
b.      System tanpa kertas yang tidak membutuhkan keterlibatan manusia.
Dalaqm beberapa system transaksi-transaksi diproses dari wal sampai akhir tanpa keterlibatan manusia,pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi teknologi ini adalah networked vending machine


©     System pemrosesan
A.      System pemrosesan berdasarkan kertas
Pada dasarnya seluruh system berdasar kertas untuk memproses transaksi akan beroriantasi batch. Dalam system pemrosesan berorientasi batch , transaksi dimasukkan kedalam computer dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian diproses secara periodic.
a.       Pemrosesan secara batch dengan pemutakhiran file secara berurutan.
Banyak system berdasar kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memutakhirkan file induk. Langkah-langkah: penyiapan file transaksi,pemutakhiran file induk,pemutakhiran buku besar ,pemutakhiran file buku besar,laporan-laporan buku besar yang umum.
b.      Proses batch dengan pemutakhiran file akses random.
Pemutakhiran file akses random lebih mudah dibandingkan pemutakhiran akses sekuensial.dengan pemutakhiran akses random tidak perlu menyortir file transaksi kepesan yang sama di file master.

B.      System pemrosesan tanpa kertas
o   Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa kertas
System ini mirip dengan system pemrosesan berdasarkan kertas
o   Pemrosesan tepat waktu dalam system pemrosesan tanpa kertas
Keuntungan utama adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung,pemrosesan tepat waktu.
©     System keluaran
System keluaran berupa system dengan kertas ,tanpa kertas ,atau antara keduanya.
Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai.

Selasa, 07 Desember 2010

Pemrosesan file dan konsep manajemen data

field, unsur data, atribut dan elem di gunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terksceil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field,terdiri atas : karakter tunggal atau nomer tunggal. Pengelompokan logis atas field disebut catatan (record). Catatan merupakan kelompok unsur-unsur data yang memuat beberapa entitas seperti karyawan, pelanggan, pemasok, faktur, dan sebainya.
Okurensi data
struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan.

Panjang catatan-tetap dan variabel
catatan dengan panjang-tetap lebih mudah untuk dimanupulasi dalam aplikasi-aplikasi komputer dibandingkan catatan dengan panjang-variabel karena ukuran catatan dengan panjang-tetap distandarkan. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan dengan panjang-tetap.
Catatan panjang variable :
1.      Akhir dari catetan di indikasikan dengan simbol.
2.      Secara efisien memanfaatkan ruang penyimpangan yang tersedia,tetapi memanipulasi catetan lebih sulit.
3.      Salah satu pendekatannya adalah catetan penjejak. Catatan penjejak adalah perluasan dari catetan master.
Kunci catatan dan urutan file
kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsur data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file. Kunci primer adalah field yang digunakan untuk menyotir catatan-catatan dalam file. Kunci sekunder adalah digunakan untuk menentukan posisi relatif antar kumpulan catatan manakal kunci primer memiliki nilai yang sama untuk setiap catatan-catatan dalan kumpulan. Kunci-kunci adalah penting karena diperlukan untuk memproses dan melokasikan catatan - catatan dalam file.

Teknologi Database
Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.
Dengan sistem manajemen databes , data disimpan dalam format standar dengan menggunakan bahasa definisi data - data definition language, dimanipulasi dan dimutakhirkan dengan menggunakan bahasa manipulasi database - database manipulation language, dan dipanggil dengan menggunakan bahasa kueri database-database.
Layanan informasi online
Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka.
Expert system
sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area.
Pemrograman berorientasi - objek
Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal menjadi objek : daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan kumpulan foto.
Sistem hiperteks
Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.
Sistem database intelijen
Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

Sistem manajemen database dan arsitekturnya:
1. Arsitektur tingkat konseptual : mencakup pendefinisian terminologi-terminologi umum dalam database dan kebutuhan penggunaan data.meliputi :
a)     Isi database
b)     Penggunaan database
c)      Laporan yang diinginkan
d)     Informasi yang ingin diketahui
2.arsitektur tingkat logis : mencakup pendefinisian struktur data logis, yang dapat dilakukan dengan model hirarkis, jaringan atau relasional. Meliputi :
a)     Pohon
b)     Jaringan
c)      Hubungan (rasional)
3.arsistektur tingkat fisik : mencakup pendefinisian metode-metode akses-file, baik yang sekuensial, terindeks atau langsung. Meliputi :
a)     Sekuensial
b)     Sejuensial terindeks
c)      Langsung
3 Metode dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database :
1.      File terakses secara sekuensial, yaitu catatan – catatan hanya dapat diakses dalam sekuens yang telah ditentukan sebelumnya. Sekuens yang telah ditentukan umumnya merupakan hasil catatan yang telah disortir dalam beberapa kunci catatan. Organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan diakses dalam file yang memuat banyak catatan, karena akan menimbulkan pelambatan dalam unit penyimpanan disk. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang secara normal mengakses seluruh catatan dalam file. Pemrosesan batch umumnya meliputi penyortiran dan pemrosesan seluruh catatan dalam file transaksi dan file master.

2.      File terindeks, setiap atribut dapat diekstrak dari catatan dalam file utama (primer) dan digunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli. Proses ini diperhitungkan akan lebih cepat dibandingkan pencarian secara sekuensial setiap catatan dalam file, khususnya jika keseluruhan indeks dapat dimuat dalam memori primer sebelum  dilakukan pencarian. Kecepatan pencarian dalam memori primer tergantung pada pencarian dalam disk. File dikatakan terinveksi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh field nya. Waktu pemrosesan dibutuhkan  untuk menbagi file terinveksi penuh, karena indeks – indeks harus dimutakhirkan jika catatan – catatan ditambahkan, dihapuskan atau dimodifikasikan.

File sekuensial – terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta disortir secara fisik dalam field yang sama. File – file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM, dimana berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial – terindeks. Struktur ISAM mencakup 3 area yang berbeda :
a.       Indeks, merupakan peta yang menghubungkan field kunci catatan dengan alamat – alamat yang berkaitan di area utama.
b.      Area utama, merupakan bagian dari disk dimana catatan – catatan actual ditulis.
c.       Area tambahan, merupakan bagian terpisah dari disk yang dialokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang dibuat, tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.

3.      File terakses secara langsung, memungkinkan catatan – catatan individual dapat dipanggil secara cepat tanpa menggunakan indeks. Ini dapat dilakukan dengan menghubungkan setiap catatan dengan lokasi penyimpanan yang memiliki kaitan dengan nilai – nilai kunci catatan yang bersangkutan. Oleh karena itu, dengan metode akses – langsung, satu – satunya hal yang dibutuhkan untuk menempatkan catatan adalah nilai kuncinya. Salah satu metode yang digunakan untuk menyimpan dan menempatkan catatan – catatan dalam file akses – langsung, yaitu dengan membuat field kunci catatan yang bersangkutan berhubungan langsung skema kode yang digunakan oleh computer untuk mengidentifikasikan alamat fisik dalam DASD. Pada kenyataannya, dalam pemutakhiran file akses – langsung, tidak ada keuntungannya untuk membuat batch dan menyortir transaksi – transaksi. Keuntungannya adalah kecepatan akses ke catatan – catatan individual. Selain itu, organisasi akses – langsung memungkinkan pemutakhiran secara simultan atas beberapa file yang berkaitan.

Hubungan ekonomik antar teknik – teknik organisasi file
Tabel ini akan mengikhtisarkan kapan masing – masing teknik organisasi file digunakan.


Teknik – teknik
Saat Terbaik
Keterbatasan
Sekuensial
Rasio aktifitas tinggi, seperti dalam pemrosesan batch
Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara tepat
Terindeks
Rasio aktifitas rendah, ukuran file dari moderat sampai tinggi
Pemutakhiran file membutuhkan pemutakhiran indeks - indeks
Sekuensial – Terindeks
File harus diproses dengan pola pemrosesan batch (rasio aktifitas tinggi ) dan nonbatch ( rasio aktifitas rendah )
Sama dengan sekuensial dan terindeks
Langsung
Rasio aktifitas rendah, file berukuran besar, struktur jaringan, dan struktur pohon
Memerlukan kunci – kunci untuk menempatkan catatan – catatan

Organisasi sekuensial merupakan pemrosesan file yang mempunyai pendekatan biaya tetap, sedangkan organisasi akses – langsung menggunakan pendekatan biaya variable. Dalam akses – langsung, setiap catatan diproses memiliki biaya yang hampir sama, terlepas dari jumlah catatan yang diproses. Untuk aktifitas tinggi, teknik ini relative mahal dibandingkan pemrosesan sekuensial. Dalam pemrosesan sekuensial, biaya total sebagian besar adalah tetap (pemuatan dan penyampaian ke seluruh file) sehingga jika makin banyak transaksi yang diproses, biaya per transaksi akan menurun secara drastis. Pertimbangan ekonomis lainnnya menyangkut waktu tanggap. Waktu tanggap adalah panjangnya waktu yang dibutuhkan system untuk menyelesaikan operasi, seperti misalnya kueri. Jika waktu tanggap yang panjang dapat diterima, kueri umumnya dapat diperoleh dari hasil sampingan posting atas faktur ke file piutang dagang. Kebutuhan waktu tanggap yang lebih panjang dapat dilakukan dengan pemrosesan sekuensial terhadap file. Waktu tanggap juga dipengaruhi oleh kemampuan perangkat keras.

Arsitektur fisik, perangkat keras, dan waktu tanggap
Waktu tanggap dapat menjadi masalah utama untuk database besar yang melakukan akses ratusan, atau bahkan ribuan pemakai dalam waktu yang sama. Dari sisi perangkat keras, waktu tanggap dipengaruhi oleh waktu akses fisik. Ini adalah waktu yang dibutuhkan CPU untuk melakukan pemanggilan blok tunggal data dari disk, yang disebut waktu akses disk. Factor lain yang dapat mempengaruhi waktu tanggap adalah bagaimana catatan data secara fisik didistribusikan dalam disk. Dalam hard disk, data dalam trek atau silinder yang sama dapat diakses tanpa memindahkan alat baca – tulis. Ini berarti dalam beberapa kasus, memungkinkan untuk mempercepat aplikasi database dengan menyimpan catatan file data tertentu secara berurutan dalam satu atau lebih silinder disk. Kebutuhan menyimpan file secara berurutan bergantung pada arsitektur fisik database dan metode akses – file yang digunakannya. Jika database menggunakan metode sekuensial, maka secara fisik akan menempatkan catatan dalam disk, berurutan satu sama lain. Tetapi, metode akses – terindeks, menempatkan indeks – indeks dalam tempat yang penyimpanan yang berurutan, karena file ini seringkali dibaca secara sekuensial untuk keseluruhannya. Kadang – kadang diperlukan pengelompokkan proses seluruh catatan dalam file – terindeks dan dalam kasus tersebut diperlukan tempat penyimpanan berurutan untuk file utama. Untuk metode akses – langsung, penyimpanan catatan – catatan berurutan satu sama lain tidak akan memperbaiki waktu tanggap. Pada kenyataannya, tempat penyimpanan berurutan hampir tidak mungkin dilakukan melihat hakekat pendekatan metode ini.
SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK
System manajemen database ialah program computer yang memungkinkan pemakai untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan beragam keluaran dan laporan. System manajemen database mencakup 3 atribut untuk pengelolaan dan pengorganisasian :
1.      Bahasa deskripsi data (DDL)
Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database, yang disebut skema. Skema mencakup :
a. nama elemen data
b. jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data numeric.
c. jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)
DDL juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang merupakan database yang dapat dilihat pemakai individual. DDL dapat digunakan untuk membuat, memdifikasi, dan menghapus tabel – tabel dalam lingkup relasional.
2.      Bahasa manipulasi data (DML)
DML mencakup perintah – perintah untuk pemutakhiran, pengeditan, manipulasi dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu menggunakan DML, tetapi program aplikasi (misalnya, program penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan pernyataan DML untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.

3.      Bahasa kueri data (DQL)
DQL adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat pemghubung bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan menggunakan bahasa sehari – hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap, system akan menyampaikan pertanyaan seperlunya untuk memastikan masalahnya.

Sistem manajemen database memadukan, menstandarisasikan dan menyediakan pengamanan bagi berbagai aplikasi – aplikasi akuntansi. Meskipun memelihara file independen adalah hal yang mudah, tetapi ada beberapa kekurangannya :
a.       Unsur data yang sama digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda; dalam file independen, unsur data harus dimasukkan dalam masing – masing file aplikasi.
b.      File harus didefinisikan dalam awal proses implementasi system prosedur – prosedur memiliki keterbatasan lebih karena struktur file yang ada dibandingkan karena perubahan kebutuhan aplikasi.
c.       Independensi diantara file seringkali menyebabkan terjadinya struktur – struktur yang berbeda untuk data yang sama, juga akan terjadi, system kode yang berbeda, abreviasi (penyingkatan) yang berbeda, dan panjang field yang berbeda.
Disamping masalah manajemen data dan penyimpanan yang telah dibahas, setiap file independen memerlukan intruksi – intruksi pemrosesan dan pemeliharaan sendiri, jika isi dan struktur file distandarisasikan.
Independensi data, pemecahan untuk masalah – masalah pemeliharaan file independen terletak pada pemisahan penanganan data secara fisik dengan penggunaan logisnya. Ini memerlukan 2 perubahan mendasar, yaitu :
a.       Penyimpanan data terintegrasi dalam suatu database tunggal
b.      Seluruh akses ke himpunan file (database) adalah melalui system perangkat lunak tunggal yang dirancang untuk mengelola aspek fisik penanganan dan penyimpanan data
Keamanan, kemampuan umumnya dalam menerapkan kode – kode keamanan ke unsure – unsure dan atribut – atribut pemrosesannya.
Dokumentasi dan administrasi database, kamus database digunakan untuk mensentralisasikan, mendokumentasikan, mengontrol dan mengkoordinasikan penggunaan data dalam organisasi. Tujuan utama kamus data adalah mengeliminasi atau paling tidak mengontrol ketidakkonsistenan pemanfaatan hasil pemrosesan alias dan untuk mengeliminasi kesia – siaan data. Alias muncul jika pemakai – pemakai yang berbeda memanggil field yang sama dengan nama lain. Administrasi database bertanggungjawab untuk mengatasi ketidaksesuaian dan mengkoordinasikan dan mengkomunikasikan masalah – masalah yang terjadi dalam kelompok – kelompok pemakai database. Tugas utama administrator database ialah menetapkan standar konvensi, dan dokumentasi sumber – sumber data. Ini adalah contoh format kamus data.
Unsur – unsur dalam okurensi kamus data
Spesifikasi
§  Nama
§  Definisi
§  Alias – alias
Karakteristik
§  Ukuran
§  Nilai – nilai rentang
§  Encoding
§  Pengeditan data
Utilisasi
§  Pemilik
§  Dimana digunakan
§  Kode keamanan
§  Pemutakhiran terakhir